Voorkom simpel dat je Zoom meeting wordt verstoord door indringers

Voorkom simpel dat je Zoom meeting wordt verstoord door indringers

Door de coronacrisis zijn zakelijke en privé-ontmoetingen op afstand eerder regel dan uitzondering geworden. En zo zijn er met betrekking tot deze online ontmoetingen diverse nieuwe woorden bijgekomen die in aanmerking komen voor het woord van het jaar, bijvoorbeeld het Whatsappetentje, de Skypevisite, de iPad-zuster, de twitterviroloog, helaas ook het offline schijt-aan-coronafeestje, de virtuele of digitale VrijMiBo en sinds 1 april (geen grap) ook de ‘Zoom bombing’. En over dat laatste ga ik het nu hebben.

Zoom tool op nummer 1 van meeste downloads

Zoom is op dit moment, en zeker straks ook in het post-corona tijdperk, een vrijwel onmisbare en bijzonder gebruiksvriendelijke video tool om jouw afspraken, vergaderingen, webinars, meetings, trainingen, evenementen en technische ondersteuning ook online mee te geven. Met de gratis versie van Zoom kunnen maar liefst 100 deelnemers elkaar tegelijk ontmoeten. Het aantal gebruikers van Zoom is dan ook sinds maart 2020 gigantisch gestegen. In Nederland staat Zoom op dit moment (2 april) op nummer 1 van meest gedownloade apps in de Google Play Store (volgens AppBrain) en nummer 2 in de Apple App Store (volgens Similarweb). Volgens CNN werd Zoom op 23 maart maar liefst 2,13 miljoen keer gedownload en op 24 maart 2,04 miljoen keer, aldus cijfers van een andere ranglijst van Apptopia. Ter vergelijking; twee maanden (januari 2020) geleden waren er gemiddeld minder dan 56.000 downloads per dag.

Op plek 1 meeste downloads in NL van gratis apps in Google Play Store (2-4-2020)

Op nummer 2 meeste downloads in NL van gratis apps in Apple App Store (2-4-2020)

Zoom tool al veel langer op nummer 1 in zakelijke software ranglijsten

En niet alleen in downloads voert Zoom de ranglijsten aan. Ook bij de twee grootste vergelijkingsites voor zakelijke software, Capterra en G2Crowd, staat Zoom al langer op nummer 1 van de Top 20 Web Conferencing Software en Best Video Conferencing Software (bij die laatste zelfs bij alle drie de categorieën: Populairity, Satisfaction and G2 Score).

Op nummer 1 van de Top 20 Web Conferencing Software op Capterra (2-4-2020)

Op nummer 1 van Video Conferencing Software op Capterra (2-4-2020)

Met deze gigantische groei gaat er uiteraard ook wel eens iets fout zoals ‘Zoom bombing’; dit overigens puur door verkeerde instellingen van de gebruikers. Ook nog versterkt omdat Zoom, in eerste instantie alleen voor zakelijke gebruikers ontworpen, steeds vaker door de thuisgebruikers gebruikt wordt om nu ook in privétijd vrienden en familie online te ontmoeten.

Wat is 'Zoom bombing' en hoe kan je dit eenvoudig voorkomen?

‘Zoom bombing’ is het geval wanneer iemand toetreedt tot een meeting en deze vervolgens op een bepaalde manier verstoort. Helaas, zoals vaak met populaire tools en apps gebeurt, nodigt dit weer kwaadwillenden uit om deze tool te misbruiken. Met onderstaande checklist van hele eenvoudige instellingen behoort Zoom bombing vanaf nu volledig tot de verleden tijd (en nu die 😡 corona nog).

Zoom Veiligheid Checklist

Helaas is er nog geen instelling om Zoom te vertalen naar Nederlands. Onderstaande checklist is gebaseerd op een lijst van ADL.org en deze is aangevuld en vertaald. De stappen bevatten wel de Engelse woorden die in Zoom gebruikt worden met een Nederlandse uitleg voor een desktop gebruiker.

Voor dat je een Zoom meeting organiseert (pas standaard instellingen aan)

  1. Schakel automatisch opslaan van chats uit (log in bij Zoom.us en klik rechtsboven op het vierkantje met ronde hoeken en ga naar Settings en zet Auto saving chats uit).
  2. Schakel bestandsoverdracht uit (bij Settings en zet File sharing uit).
  3. Schakel het delen van schermen uit voor niet-hosts (bij Settings en kies onder Screen sharing de optie Host Only).
  4. Schakel de afstandsbediening uit (bij Settings en zet Remote control uit).
  5. Schakel notaties uit (bij Settings en zet Annotation uit).
  6. Gebruik een ID per vergadering, geen Persoonlijke Meeting ID (bij Settings schakel 2 keer Use Personal Meeting ID (PMI) uit).
  7. Laat deelnemers niet eerder toe tot een meeting voordat de organisator toetreedt (bij Settings schakel Join Before Host uit).
  8. Schakel een ‘Wachtkamer’ in (bij Settings schakel Waiting room uit).

Tijdens een opgestarte/live Zoom meeting

  1. Wijs minimaal twee co-hosts toe (klik op Manage Participants en ga in de rechter kolom met je muis naar de persoon die mede-organisator is en klik dan op More > en selecteer Make Co-Host).
  2. Demp alle deelnemers (bij Manage Participants klik rechtsonder op Mute All).
  3. Vergrendel de meeting als alle aanwezigen aanwezig zijn (bij Manage Participants klik rechtsonder op More ∨ en selecteer Lock meeting).

Als je eenmaal ‘Zoombombed’ bent (ook mooi woord trouwens)

  1. Verwijder problematische gebruikers en schakel hun mogelijkheid uit om opnieuw deel te nemen wanneer daarom wordt gevraagd (bij Manage Participants klik op de naam van de indringer en  dan op More > en selecteer Remove).
  2. Vergrendel de vergadering om extra Zoombombing te voorkomen (bij Manage Participants klik rechtsonder op More ∨  en selecteer Lock meeting).

Een gezonde groet en blijf vooral sociaal Zoomen.

Naar boven